Wie die Familienfreigabe von Google Kalender funktioniert, und wo sie an ihre Grenzen stößt

Was genau ist Googles Familienkalender?

Es ist ein Kalender namens „Familie”, den Google automatisch in dem Moment erstellt, in dem eine Familiengruppe eingerichtet wird, laut Googles eigener Hilfeseite zu Familienkalendern. Jedes Mitglied dieser Familiengruppe findet ihn im eigenen Google Kalender auf jedem Gerät, auf dem es angemeldet ist, ohne separat dazu eingeladen werden zu müssen, wie es bei einem persönlichen Kalender nötig wäre. Es ist keine eigene App und keine kostenpflichtige Funktion. Er gehört zur kostenlosen Familiengruppe, die Google ohnehin schon anbietet.

Wie viele Personen können mitmachen, und wer kann was bearbeiten?

Bis zu sechs Personen können mitmachen, und Bearbeiten ist standardmäßig offen, statt auf die Person beschränkt zu sein, die den Kalender eingerichtet hat. Googles Dokumentation zur Familiengruppe bestätigt, dass ein Familienmanager bis zu fünf weitere Personen einladen kann, sechs inklusive sich selbst. Der Besitz des Familie-Kalenders beginnt bei der Person, die ihn erstellt hat, kann aber übertragen werden, und laut Googles Hilfeseite zum Familienkalender erhalten eingeladene Nicht-Familienmitglieder standardmäßig Bearbeitungsrechte für den Kalender, genau wie bei einem sekundären Kalender. Es gibt auch eine Altersregel: Google weist darauf hin, dass alle, die die Freigabe des Kalenders verwalten dürfen, eine E-Mail bekommen, wenn ein Mitglied unter 13 Jahren den Familienkalender teilt, ihn öffentlich macht oder Berechtigungen ändert.

Wie teilst du deinen eigenen Kalender statt den der ganzen Familiengruppe?

Dafür gibt es einen separaten Mechanismus: Du fügst bestimmte Personen zu deinem eigenen persönlichen Kalender hinzu und wählst pro Person eine Berechtigungsstufe. Googles Hilfeseite zum Kalender-Teilen dokumentiert fünf Stufen, von jemandem, der nur sieht, wann du beschäftigt bist, bis zu jemandem, der die Freigabe in deinem Namen verwalten kann.

Berechtigungsstufe	Was die andere Person tun kann
Nur beschäftigt/frei sehen	Sieht, wann du beschäftigt bist, keine Termindetails
Alle Termindetails sehen	Sieht Titel, Zeiten, Orte und Beschreibungen
Änderungen vornehmen (private Termine bleiben verborgen)	Kann Termine bearbeiten; private zeigen weiterhin nur „beschäftigt”
Änderungen vornehmen und Termindetails sehen	Kann bearbeiten und volle Details sehen, einschließlich wer sonst Zugriff hat
Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten	Volle Kontrolle, einschließlich den Kalender mit anderen zu teilen

Nutze ihn, wenn nur ein oder zwei Personen Zugriff auf einen Kalender brauchen und nicht alle in einer Familiengruppe denselben geteilten Kalender benötigen.

Was, wenn der Haushalt größer als sechs Personen ist oder sich über zwei Wohnorte verteilt?

Die Familiengruppe kann nicht über sechs hinauswachsen, aber mit dem Kalender-Teilen von oben kommst du darum herum. Sechs ist laut Googles Hilfeseite zur Familiengruppe eine feste Obergrenze für eine Google-Familiengruppe, also kann ein Stiefelternteil, ein im Haus lebender Großelternteil oder ein Co-Elternteil in einem zweiten Haushalt, der nicht Teil der Familiengruppe ist, nicht einfach hinzugefügt werden. Stattdessen teilt der Familienmanager, oder wer auch immer den Familie-Kalender nach einer Übertragung besitzt, ihn einzeln mit dieser zusätzlichen Person mit Zugriff „Änderungen vornehmen”, was außerhalb der Sechs-Mitglieder-Grenze der Familiengruppe liegt. Es ist ein zusätzlicher manueller Schritt, der nicht automatisch passiert wie bei den sechs Kernmitgliedern, und er muss für jede Person außerhalb der Gruppe wiederholt werden.

Wo stößt die Familienfreigabe von Google Kalender an ihre Grenzen?

Sie stößt bei allem an ihre Grenzen, was nicht schon ein eingetippter Kalendertermin ist. Der Familie-Kalender ist ein richtiger geteilter Kalender, wie Googles eigene Dokumentation oben zeigt, aber er kann einen fotografierten Schulflyer oder einen gescannten PDF-Halbjahreskalender nicht lesen und daraus Termine machen, also muss jedes Datum weiterhin von einer Person eingetippt werden. Er hat keine Aufgaben, Belohnungen oder eine geteilte Einkaufsliste rund um denselben Haushalt, da das komplett separate Google-Produkte sind, sofern sie überhaupt als Google-Produkt existieren. Und die Synchronisierung mit dem Outlook-Kalender eines Haushaltsmitglieds ist keine echte zweiseitige Synchronisierung: Laut Microsofts eigener Hilfe-Dokumentation und Googles Community-Hinweisen ist die Standardmethode, einen ICS-Link zu abonnieren, was in der empfangenden App schreibgeschützt ist. Ein in Outlook hinzugefügter Termin fließt nicht zurück zu Google, und umgekehrt, sodass ein Zwei-Eltern-Haushalt, der zwischen Google und Outlook aufgeteilt ist, weiterhin zwei Kalender pflegt, die sich nicht in beide Richtungen synchronisieren.

Wie ergänzt du Plannie darauf, ohne Google Kalender aufzugeben?

Du verbindest das Google-Konto, statt es zu ersetzen, unter Einstellungen → Familie & Zugriff → ein Mitglied → Synchronisierung & Kalender → Einen Kalender verbinden. Ab dann läuft die Synchronisierung zweiseitig: Ein in Plannie hinzugefügter Termin erscheint in Google Kalender, und ein aus alter Gewohnheit in Google Kalender auf dem Handy hinzugefügter Termin erscheint auch in Plannie. Keine der beiden Seiten wird als schreibgeschützte Kopie behandelt. Ein zweites Elternteil mit Outlook verbindet sein eigenes Konto genauso, und beide Konten synchronisieren unabhängig in eine einzige geteilte, farbcodierte Ansicht. Das ist die Lücke, an der ein Haushalt mit Google und Outlook bei Googles eigenen Werkzeugen scheitert. Was Googles Familie-Kalender nicht kann (Aufgaben und Belohnungen, eine geteilte Einkaufsliste, Foto- und PDF-Import, eine Wandanzeige im Kiosk-Modus), sitzt auf demselben synchronisierten Kalender auf, sodass du keine zweite, getrennte App brauchst.

Die vollständige Einrichtung der Synchronisierung ist im Leitfaden zum geteilten Kalender beschrieben, und wie der eigene PDF- oder E-Mail-Kalender einer Schule daneben reinkommt, im Leitfaden zum Schulkalender. Die Feature-Seite selbst findest du unter geteilter Familienkalender.