Cómo funciona el calendario familiar compartido de Google Calendar, y dónde se queda corto

¿Qué es exactamente el calendario familiar de Google?

Es un calendario llamado “Family” que Google crea automáticamente en el momento en que se configura un grupo familiar, según la página de ayuda de Google sobre calendarios familiares. Cada miembro de ese grupo familiar puede encontrarlo en su propio Google Calendar, en cualquier dispositivo donde haya iniciado sesión, sin que haga falta invitarlo aparte como habría que hacer para compartir un calendario personal. No es una app separada ni una función de pago. Viene incluido con el grupo familiar gratuito que Google ya ofrece.

¿Cuántas personas pueden unirse, y quién puede editar qué?

Pueden unirse hasta seis personas, y la edición está abierta por defecto en vez de reservada a quien lo creó. La documentación de Google sobre grupos familiares confirma que quien administra la familia puede invitar hasta a otras cinco personas, seis contándose a sí misma. La propiedad del calendario Family empieza con quien lo creó, pero se puede transferir, y según la página de ayuda del calendario familiar de Google, las personas ajenas a la familia invitadas al calendario reciben acceso de edición por defecto, igual que un calendario secundario. También hay una regla de edad: Google indica que, cuando un miembro menor de 13 años comparte el calendario familiar, lo hace público o cambia los permisos, todas las personas que pueden gestionar cómo se comparte el calendario reciben un correo avisándolo.

¿Cómo compartes tu propio calendario en vez del de todo el grupo familiar?

Eso se hace con un mecanismo distinto: añades a personas concretas a tu propio calendario personal y eliges un nivel de permiso para cada una. La página de ayuda de Google sobre cómo compartir calendarios documenta cinco niveles, desde alguien que solo ve cuándo estás ocupado hasta alguien que puede gestionar el uso compartido en tu nombre.

Nivel de permiso	Qué puede hacer la otra persona
Ver solo libre/ocupado	Ve cuándo estás ocupado, sin detalles del evento
Ver todos los detalles del evento	Ve títulos, horas, lugares y descripciones
Hacer cambios (los eventos privados siguen ocultos)	Puede editar eventos; los privados solo se muestran como ocupado
Hacer cambios y ver los detalles del evento	Puede editar y ver todos los detalles, incluido quién más tiene acceso
Hacer cambios y gestionar el uso compartido	Control total, incluido compartir el calendario con otras personas

Úsalo cuando solo una o dos personas necesitan acceso a un calendario y no hace falta que todo un grupo familiar tenga el mismo calendario compartido.

¿Y si el hogar tiene más de seis personas, o está repartido entre dos casas?

El grupo familiar no puede pasar de seis, pero la herramienta de compartir calendario de antes te da una salida. Seis es un límite estricto para un grupo familiar de Google, según la página de ayuda de Google sobre grupos familiares, así que un padrastro o madrastra, un abuelo que vive en casa, o un progenitor en un segundo hogar que no forma parte del grupo familiar no se puede añadir sin más a él. En su lugar, quien administra la familia, o quien sea propietario del calendario Family tras una transferencia, lo comparte de forma individual con esa persona extra usando acceso de “hacer cambios”, que queda fuera del límite de seis del grupo familiar. Es un paso manual adicional que no ocurre automáticamente como con los seis miembros principales, y hay que repetirlo por cada persona fuera del grupo.

¿Dónde se queda corto el calendario compartido de Google?

Se queda corto en todo lo que no sea ya un evento de calendario escrito a mano. El calendario Family es un calendario compartido en toda regla, como muestra la documentación de Google citada arriba, pero no puede leer un folleto del colegio fotografiado o un calendario trimestral en PDF escaneado y convertirlo en eventos, así que cada fecha sigue teniendo que escribirla una persona. No tiene tareas, recompensas ni lista de la compra compartida construidas alrededor del mismo hogar, porque esas son productos de Google totalmente separados, si es que existen como producto de Google. Y sincronizarlo con el calendario de Outlook de un miembro del hogar no es una sincronización real en ambas direcciones: según la propia documentación de ayuda de Microsoft y las indicaciones de la comunidad de Google, el método habitual es suscribirse a un enlace ICS, que es de solo lectura en la app que lo recibe. Un evento añadido en Outlook no vuelve a Google, y al revés, así que un hogar con dos progenitores repartidos entre Google y Outlook sigue manteniendo dos calendarios que no se sincronizan en ambas direcciones.

¿Cómo añades Plannie encima sin renunciar a Google Calendar?

Conectas la cuenta de Google en vez de sustituirla, en Ajustes → Familia y acceso → un miembro → Sincronización y calendarios → Conectar un calendario. A partir de ahí, la sincronización funciona en ambas direcciones: un evento añadido en Plannie aparece en Google Calendar, y un evento añadido en Google Calendar desde el móvil, por la vieja costumbre, también aparece en Plannie. Ningún lado se trata como la copia de solo lectura. Un segundo progenitor con Outlook conecta su propia cuenta de la misma forma, y ambas cuentas se sincronizan de forma independiente en una única vista compartida y con colores. Ese es el hueco que un hogar que mezcla Google y Outlook encuentra en las herramientas del propio Google. Lo que el calendario Family de Google no hace (tareas y recompensas, lista de la compra compartida, importación de fotos y PDF, una pantalla de pared en modo quiosco) se apoya encima del mismo calendario sincronizado, así que no hace falta una segunda app desconectada.

La configuración completa de la sincronización está en la guía del calendario compartido, y cómo entra el propio PDF o el correo del colegio junto a ella está en la guía del calendario del colegio. Consulta la página del calendario familiar compartido para la función en sí.